Ouwe Stompen Bal (OSB) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

De OSB houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt in dat wij:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• in ieder geval vragen om uw toestemming wanneer wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor eventuele bijzondere verwerkingen;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.  

Indien een persoon een lidmaatschap aangaat of reeds heeft bij Ouwe Stompen Bal, dan gaat hij automatisch akkoord met de bepalingen in deze verklaring.

Privacy policy

Op de website van de OSB hebben we onze privacy policy zichtbaar gemaakt. Bovendien verwijzen wij in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op onze website.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door de OSB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: 

• 1) Het voeren van de (financiële en leden-) administratie;
• 2) Communicatie met de leden;
• 3) Inning van de contributies;

Grondslag voor deze persoonsgegevens: het aanmeldingsformulier OSB lidmaatschap bij het lid worden van de OSB, dan wel de registratie van (incidentele) gastrijders voor aanvang van een rit.

Voor bovengenoemde doelstellingen vragen wij de volgende gegevens:
Naam, telefoonnummer, e-mailadres en  voertuigtype + kenteken.

De persoonsgegevens worden door de OSB, met een lidmaatschapsnummer, opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men lid is en daarna uitsluitend in de financiële administratie voor de wettelijke bewaartermijn van maximaal 7 jaar.

 Wij werken dus uitsluitend met persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt; wij verzamelen geen persoonsgegevens van u uit andere (externe) bronnen.

Alle correspondentie met leden, zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen enz. worden per e-mail naar alle leden via BCC geadresseerd, zodat voor anderen deze adressen onzichtbaar zijn.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft verstrekken wij uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met een verwerkersovereenkomst maken wij met eventuele derden (verwerkers) de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder verstrekken wij uw gegevens niet aan andere partijen, tenzij wij daartoe van overheidswege wettelijk verplicht zijn.

Verder kunnen wij persoonsgegevens uitsluitend delen met derden wanneer u ons hier vooraf schriftelijk toestemming voor geeft. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken.

Tenslotte verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Beeldmateriaal

Op de Website, Facebook en in de Nieuwsbrief van de OSB worden naast de naam géén persoonlijke gegevens getoond. Wel worden van de evenementen en ritten foto’s geplaatst waar mogelijk leden en hun voertuigen op staan. Een lidmaatschap bij de OSB houdt in dat het lid akkoord gaat met het plaatsen van foto’s op de Website, Facebook en in de Nieuwsbrief.

Bewaartermijn

Jaarlijks worden pc’s, mail en overige (fysieke) bestanden nagekeken op gegevens die verwijderd kunnen worden.

De OSB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Persoonsgegevens die in de ledenlijst staan, zijn opgeslagen en uitsluitend toegankelijk voor het bestuur van de OSB. De website https://www.ouwestompenbal.nl is voorzien van een beveiligd SSL certificaat.

De OSB heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij o.a. de volgende maatregelen genomen:

• Alle bestuursleden van de OSB zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens;
• Uitsluitend bestuursleden van de OSB hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
• Alle bestuursleden zijn gehouden aan geheimhouding van uw persoonsgegevens;
• De OSB heeft persoonsgegevens altijd minimaal opgeslagen achter de beveiliging van een gebruikersnaam en wachtwoord; de computers van de gebruikers zijn voorzien van deugdelijke virusscanners.
• Papieren documenten waarop persoonsgegevens staan worden opgeslagen achter slot en grendel;
• De OSB maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Periodiek worden de beveiligingsmaatregelen getest en geëvalueerd.

 

Rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door ons.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Uw persoonsgegevens worden dan verwijderd.

Vragen of klachten

Mocht u naar aanleiding van deze Privacyverklaring vragen en/of opmerkingen hebben neem dan contact met ons op.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, ook dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende instantie op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens Organisatie OSB; info@ouwestompenbal.nl